Die Aufgabe

Um OBI.info technisch auf den neuesten Stand zu bringen, entschieden sich die Verantwortlichen bei OBI für eine umfassende Runderneuerung des Intranets. Dazu wurde der bisherige Portalserver abgelöst und eine leistungsstarke Suchmaschine eingebaut. Die OBI-Wocheninfo, die wöchentlich individuell für die verschiedenen OBI-Sparten wie z.B. Bau, Garten oder Technik erscheint, musste bisher mühevoll in einem externen Programm erstellt werden. Eine neue, in CONTENS integrierte Web-Applikation vereinfacht und beschleunigt diesen wichtigen Prozess nun deutlich.

Die Lösung

OBI.info präsentiert sich seit der technischen Generalüberholung auch im neuen Gewand. Zusätzlich zu den vielen technischen Verbesserungen im Hintergrund wurde das Design des Intranets erneuert und an das Layout der OBI-Webseite angepasst.

Die Mitarbeiter aller europäischen OBI-Märkte können in OBI.info tagesaktuelle Informationen zum Unternehmen abrufen, wichtige Dokumente downloaden und vieles mehr. Dank der neuen Technik können die Intranet-Nutzer ganz einfach per Single-Sign-On auf OBI.info zugreifen. Dort werden sie dann von einer individuell konfigurierbaren Startseite begrüßt, die ihnen aktuelle Neuigkeiten liefert. Welche Inhalte angezeigt werden, richtet sich dabei nach den Gruppenrechten des Users. So bekommt jeder Nutzer nur die Informationen angezeigt, die er auch sehen darf und die für ihn relevant sind. Die Gruppenrechte werden dabei aus den Windows-Benutzergruppen generiert. Dadurch ist keine zusätzliche Pflege des umfangreichen Rechtesystems nötig, was den Administrationsaufwand reduziert.

Direct Edit für Redakteure

Um Seitenelemente hinzuzufügen oder zu bearbeiten, ist für die Redakteure kein zusätzlicher Login notwendig. Sofern ein User die nötigen Schreibrechte besitzt, werden die Bearbeitungsfunktionen direkt auf der jeweiligen Intranet-Seite angezeigt. Inhalte lassen sich so direkt aus dem Frontend heraus bearbeiten.

Die Nutzer verwenden dazu eine individuell auf die Bedürfnisse von OBI zugeschnittene Benutzeroberfläche von CONTENS, die sich dezent in das Intranet-Frontend integriert. Eine praktische Änderungsansicht unterstützt die Redakteure bei ihrer Arbeit: Neue, geänderte oder gelöschte Inhaltselemente werden in dieser Ansicht farblich hervorgehoben.

Intranet mit 15 Sprachen

Da OBI.info alle OBI-Märkte europaweit miteinander verbindet, müssen die Inhalte in derzeit 15 verschiedenen Sprachen zur Verfügung gestellt werden. Da alle Sprachversionen in einer Installation von CONTENS laufen, können die Redakteure einfach auf die verschiedenen Sprachen zugreifen: Der Wechsel in eine andere Sprachversion benötigt nur zwei Klicks.

Die Veröffentlichung von Inhalten folgt einem festgelegten Workflow nach dem Vier-Augen-Prinzip, der in CONTENS hinterlegt ist: Hat ein Redakteur neue Inhalte erstellt oder vorhandene Seitenelemente verändert, reicht er seine Änderungen zur Freigabe ein. Der zuständige Chefredakteur kann die Änderungen dann prüfen und veröffentlichen, bzw. die Änderung zurückweisen, falls es noch Korrekturbedarf gibt. Im übersichtlichen Aufgabencenter finden die Redakteure den aktuellen Status aller Seiten, an denen sie gearbeitet haben.

Schnelle Suche mit Elasticsearch

Ein weiteres Highlight des OBI-Intranets ist die verbesserte Suchfunktion auf Basis von Elasticsearch. Neu angelegte Inhalte werden sofort indiziert und sind unmittelbar in der Suche verfügbar. Bereits während des Eintippens eines Suchbegriffs schlägt die Suchmaschine mögliche Treffer vor. Die Volltextsuche greift dabei nicht nur auf die Intranet-Seiten zu, sondern auch auf alle angehängten Dokumente. Trotz der Vielzahl an Daten, die dabei durchsucht werden müssen, läuft die Suche schnell und deutlich performanter als zuvor. Eine wichtige Zusatzfunktion ist der „OBI.Infocode“, den jede neu angelegte Seite automatisch erhält. Dieser sechsstellige Code wird ebenfalls von der Suche indiziert und erleichtert den OBI-Mitarbeitern die Kommunikation von wichtigen Intranet-Inhalten.

Newsletter im Handumdrehen

Zum Erstellen der OBI-Wocheninfo gibt es jetzt eine für OBI entwickelte Applikation, die in CONTENS integriert ist. Die zuständigen Redakteure erzeugen die Wocheninfo für ihren Bereich jetzt ganz einfach über eine übersichtliche, standardisierte Eingabemaske direkt aus dem Intranet heraus. Der integrierte PDF-Generator erstellt auf Knopfdruck eine PDF-Datei, die bequem an alle zuständigen Stellen verschickt werden kann.

Die Highlights

• Intranet in 15 Sprachen für 42.000 Mitarbeiter in allen europäischen Märkten
• WochenInfo-Applikation zur effizienten Produktion von internen Newslettern
• Single Sign-On für Intranet-Nutzer
• Direct Edit für Redakteure
• Personalisierte Inhalte
• Übernahme von Gruppenrechten aus Windows-Benutzergruppen
• Qualitätssicherung durch Freigabeworkflow
• Sofortige Indizierung neuer Inhalte und schnelle Volltextsuche mit ElasticSearch
• InfoCode für neu erstellte Seiten für einfachere Vermittlung von Intranet-Inhalte